Старый долг: что собрать, если документов не хватает

Работа со старым долгом сложнее обычной сверки: расчёты с контрагентом начались несколько лет назад, накладные утеряны или разбросаны, а в программе остался лишь итоговый остаток. Кто-то уволился, сменилась программа, папки переехали. А контрагент говорит: «у нас такого долга нет». Начать нужно с того, чтобы увидеть, что есть и чего нет. Ниже — путь сбора документов по старому долгу.

Что нужно выяснить

Прежде чем искать документы, письменно ответьте на четыре вопроса:

• к какому контрагенту и к какому периоду относится долг;
• сколько долга показывает программа и с какой даты он не менялся;
• есть ли последний подписанный акт сверки или документ, признанный контрагентом;
• признаёт ли контрагент долг, вообще не спорит или не согласен только в цифре.

Последний вопрос важен: если контрагент признаёт долг, нужных документов нужно меньше; если нет, каждое звено требует доказательств.

Где искать документы

1. История программы: старые базы, резервные копии, файлы, перенесённые в архив. Документ может быть внутри программы, его просто не искали.
2. Банковские выписки: переводы можно заново получить в банке, по ним вы восстановите историю платежей.
3. Копии контрагента: отправьте ему список и попросите накладные и акты из его экземпляров. Его письменный ответ — сам по себе важный документ.
4. Переписка: заказы, подтверждения и фото в электронной почте, Telegram и мессенджерах.
5. Складские документы: книги прихода и расхода, журнал проходной, транспортные накладные, записи водителей.
6. Электронные счета-фактуры: если они отправлялись через электронную систему, архив системы тоже источник.
7. Предыдущие сверки, таблицы, подготовленные для аудитора и налоговой отчётности.

Восстановление документа не означает создание поддельного. Утерянную накладную нельзя «переписать новой датой»: собирайте только настоящие копии или заверенные выписки.

В каком порядке работать

1. Разбейте период по месяцам и по каждому заполните движение долга имеющимися документами.
2. Составьте таблицу: период, документ, сумма, источник, степень достоверности (оригинал, копия, только переписка, только запись в программе).
3. Строки без документов выделите отдельно и запишите, откуда их можно восстановить.
4. Направьте контрагенту письменно общий список и предложите восстановить документы вместе.
5. Невосстановимую часть опишите, а остальную часть долга подтвердите другими документами.

Первое письмо контрагенту пишите спокойно: укажите период, сумму и по каким документам хотите сверить, попросите помочь копиями. Избегайте обвинительного или требовательного тона: при старом долге документы контрагента нужны и вам, а он может сразу перейти к обороне.

Когда нужны юрист и бухгалтер

В старом долге есть два вопроса, на которые отвечает только специалист. Первый: истёк ли срок исковой давности по долгу; сами его не рассчитывайте. Второй: что делать в учёте с долгом, документы по которому не восстановлены: сохранять, уменьшать или списывать, и это решается с бухгалтером и юристом. Прежде чем самостоятельно удалять долг или отправлять контрагенту письменные заявления, которые могут быть расценены как признание, тоже получите консультацию.

Условный пример

В программе числится долг контрагента 46 млн сумов, последний подписанный акт был три года назад. Долг состоит из неоплаченных отгрузок. Из копии старой базы найдены накладные на 29 млн сумов. Из собственных копий контрагента пришли ещё накладные на 11 млн сумов. Ещё одна отгрузка на 3 млн сумов подтверждается только перепиской и фото. На оставшиеся 3 млн сумов, кроме записи в программе, ничего нет. Банковская выписка показала, что за этот период платежей от контрагента не поступало. В таблице появились четыре группы: оригинал, копия контрагента, переписка и единственная запись в программе. Первые две группы (40 млн сумов) контрагент признаёт, строка по переписке обсуждается, а последняя остаётся спорной строкой и передаётся на проверку юристу.

Вывод

При старом долге нехватка документов — не препятствие, а начало плана работ: нужно разделить, что есть, чего нет и откуда это можно получить. Если показать восстановленную часть построчно, спор переходит от размытой цифры к конкретному списку. SkladQarz возвращается и к прошлым периодам: чтобы найти, в каком месяце возникла разница, мы заново просматриваем документы предыдущих периодов и собираем долг в таблицу по строкам.