Возвраты и уценка в акте сверки: как отразить

Сеть магазинов в конце месяца вернула 20 коробок и попросила снизить цену ещё на 30 коробок на 10 процентов: срок годности подходил к концу. Продавец устно согласился. Через две недели приходит акт, и суммы не совпадают. Возврат и уценка относятся к событиям, которые чаще всего дают расхождения в акте сверки: их нередко забывают оформить документом или стороны проводят в разные даты. Ниже — как отражать каждое из них в учёте.

Два события — два документа

Возврат и уценка — не одно и то же, поэтому и документы у них разные.

• Возврат: товар физически возвращается продавцу. Количество уменьшается, товар приходит на склад продавца, сумма долга сокращается. Документ: накладная возврата.
• Уценка: товар остаётся у покупателя. Количество не меняется, уменьшается только сумма. Документ: документ корректировки цены или кредитовый документ.

При уценке товар никуда не перемещается, поэтому складской пересчёт её не показывает. Именно по этой причине она остаётся только в документе, а без документа пропадает вовсе. Порядок оформления корректировки согласуйте со своим бухгалтером.

В акте возврат и уценка идут отдельными строками, уменьшающими долг: номер документа, дата, сумма. Расхождение обычно приходит из трёх мест:

• документ есть у одной стороны и отсутствует у другой;
• документ есть, но даты попали в разные месяцы;
• суммы различаются, потому что цена возврата не совпадает с ценой продажи.

Цена возврата, как правило, совпадает с ценой продажи. Если товар продан по 100 000 сумов, а потом цена изменилась, возврат обычно оформляется по 100 000 со ссылкой на исходную накладную.

Пять типичных случаев

1. Покупатель физически вернул товар, продавец не провёл накладную возврата. Акт показывает меньший долг у покупателя и больший у продавца.
2. Продавец принял товар, покупатель не оформил накладную возврата. То же расхождение в обратную сторону.
3. Возврат отгружен в последний день месяца, принят в следующем. Стороны по-разному определяют период.
4. Уценка согласована устно и не попала в документы.
5. Возвращённый товар пришёл повреждённым, поэтому его не принимают на полную сумму. Часть остаётся предметом спора.

Как обеспечить совпадение

1. Начинайте каждый возврат или уценку с письменного запроса: какой товар, сколько, причина и цена.
2. Стороны заранее согласуют номер и дату документа.
3. Пересчитайте возвращённый товар на складе и запишите его состояние в акте: годный, повреждённый, просроченный.
4. Следите, чтобы дата документа и дата фактической приёмки попадали в один период. Для возврата на границе месяца напишите отдельное пояснение.
5. Перед сверкой отправьте обеим сторонам список всех возвратов и корректировок за период.

Условный пример

Покупателю отгружено 200 коробок по 100 000 сумов, всего 20 млн сумов. Покупатель вернул 20 коробок (2 млн сумов) и попросил уценку на 30 коробок на 10 процентов (30 × 10 000 = 300 000 сумов). Долг должен быть: 20 000 000 − 2 000 000 − 300 000 = 17 700 000 сумов. Если продавец провёл возврат, но не провёл уценку, в акте стоит 18 млн сумов, а покупатель считает 17,7 млн. Разницу в 300 000 сумов закрывает единственный документ корректировки.

Типичные ошибки

• Согласовать уценку устно и оставить без документа.
• Принять возврат физически, а документ отложить «на потом».
• Оформлять возврат по текущей цене, а не по цене исходной накладной.
• Смешивать в документе повреждённый возврат: годный и негодный товар должны идти разными строками.

Вывод

Возврат и уценка — два разных события. Оба должны быть подтверждены документами и попасть в один период у обеих сторон, тогда в акте они превращаются в обычные строки, а не в расхождения. SkladQarz пересчитывает возвращённый товар на складе, построчно сверяет документы возвратов и корректировок во взаиморасчётах с контрагентом и записывает расхождения с причиной и документом в реестр.