Один контрагент, несколько договоров: долг по каждому договору

Общий долг с контрагентом по акту может совпадать: у обеих сторон 40 млн сумов. Но стоит заглянуть в разбивку по договорам, и выясняется, что по первому договору долг 55 млн, а по второму переплата 15 млн. С одним контрагентом часто бывает два-три договора: купля-продажа, комиссия, отдельный договор поставки. Когда итог верный, а разбивка нет, проблема всплывает при сроках, штрафах или споре. Ниже — как вести и проверять долг по каждому договору.

Почему мало общей суммы

У каждого договора могут быть свой срок оплаты, условия отсрочки, ответственность за просрочку и своя валюта. Общий долг всё это скрывает. Три примера:

• по одному договору срок прошёл, по другому ещё нет, а в общей сумме они смешаны;
• платёж попал не на тот договор, поэтому по одному «переплата», а по другому «долг не оплачен»;
• товар по договору комиссии попал в долг купли-продажи, и непроданный товар выглядит как долг.

Поэтому акт сверки с контрагентом полезно вести отдельными блоками по каждому договору.

К какому договору относится платёж

Этот вопрос слишком часто остаётся на волю случая. В зависимости от настроек программы платёж может автоматически закрыть самый старый документ или последний договор, хотя плательщик имел в виду другое. Правило: в строке «назначение платежа» платёжного поручения пишите номер и дату договора и номер документа. Если деньги поступают через кассу, в приходном документе укажите договор. Уже ушедший не туда платёж переносится на другой договор по письменному заявлению плательщика и с согласия сторон; сроки и форму уточните у бухгалтера.

Таблица проверки

1. Составьте список всех действующих и закрытых договоров с контрагентом: номер, дата, вид, валюта, срок.
2. Привяжите к договору каждую отгрузку, возврат и платёж за период. Документы, в которых договор не указан, выделите отдельно.
3. По каждому договору составьте строки: входящий остаток, отгрузки, возвраты, платежи, исходящий остаток.
4. Сравните сумму остатков по всем договорам с общей суммой в акте. Они обязаны совпасть.
5. Остатки с разными знаками (по одному договору долг, по другому переплата) отметьте отдельно и поднимите вопрос о перераспределении с контрагентом.
6. Отправьте результат контрагенту и попросите такой же список по договорам с его стороны.

Колонки таблицы: номер и дата договора, валюта, входящий остаток, отгрузки, возвраты, платежи, исходящий остаток и срок оплаты. Последняя колонка особенно нужна: у двух договоров одного контрагента сроки могут быть разными, то есть один долг просрочен, а другой ещё в срок. Если к договору подписано дополнительное соглашение (изменились цена, срок или валюта), запишите в таблицу и дату, с которой оно действует. Условие, изменившееся посреди периода, приводит к тому, что часть документов считается по старому правилу, а часть по новому, и в акте расхождение возникает именно здесь. Если обновлять таблицу каждый месяц, проверка акта сверки в конце года заметно облегчается.

Условный пример

С контрагентом два договора. По первому в учёте долг 55 млн сумов, по второму переплата 15 млн сумов; общий долг 40 млн сумов, и в акте у обеих сторон совпадает. При проверке выясняется: два платежа на 15 млн сумов ошибочно привязаны ко второму договору, хотя относились к первому. Плательщик письменным заявлением переносит их на первый договор, после чего долг по первому снижается до 40 млн сумов, а остаток по второму становится нулевым. Общая сумма не меняется, но просрочка и сроки теперь считаются правильно.

Типичные ошибки

• Вводить документы без договора или складывать всё на «основной договор».
• Оставлять в программе старый договор и его новую редакцию или допсоглашение как два отдельных договора.
• Продолжать вводить документы по старому договору, когда он закончился, вместо открытия нового.
• Проверять разбивку по договорам только тогда, когда уже возник спор.
• Тихо переносить старый долг в новый договор. Такой перенос возможен только на основании письменного соглашения с контрагентом.

Вывод

Верный общий долг не гарантирует верной разбивки по договорам. Привязка платежа к договору, отдельный остаток по каждому договору и равенство итога общему акту убирают спор заранее. SkladQarz заново собирает долг контрагента по договорам из документов отгрузки, приёмки и платежей и записывает неверно привязанные строки в реестр расхождений.