Кто за что отвечает при сверке: таблица ролей

Сверка — не дело одного человека. Кладовщик знает остаток, бухгалтер ведёт книгу, менеджер по продажам знает договорённости с контрагентом, а руководитель в конце ставит подпись. Если роли не определены, повторяется одно и то же: бухгалтер ждёт пересчёта от кладовщика, кладовщик ждёт список от бухгалтера, менеджер не отвечает на вопрос о цене, а время уходит. В итоге акт подписывают в спешке в последний день. Ниже — таблица того, кто за что отвечает при сверке, и сроки.

Участники и их задачи

• Кладовщик: пересчитывает товар на дату отсечки, подписывает ведомость пересчёта, передаёт документы по движению товара. Решение о сумме долга он не принимает.
• Бухгалтер: вносит документы в программу, готовит выписку по контрагенту и проект акта, ведёт реестр расхождений.
• Менеджер по продажам: подтверждает договорённости с контрагентом по цене, скидке, отсрочке и возвратам, поддерживает контакт с ним.
• Менеджер по закупкам: отвечает за условия договора с поставщиком и за недопоставленный товар.
• Руководитель: подписывает итоговый акт, принимает решение по спорному вопросу и следит за сроками.
• Юрист (если есть, или внешний): консультирует по толкованию договора и по крупному спорному долгу.

В небольшой компании один человек вполне может совмещать две роли, например бухгалтер одновременно работает менеджером по продажам. Но одно правило остаётся неизменным: тот, кто составил акт, не должен сам подписывать его окончательно и сам подтверждать итоги пересчёта. Запишите роли на одном листе: кто, что, к какой дате и кто его замещает. Лист должен лежать там, где его видят все, а новый сотрудник читает его первым. Тогда сверка не начинается каждый раз с вопроса «кто скажет?».

Календарь сверки

Дату отсечки назовём «О». Примерные сроки:

1. За 5 дней до О: бухгалтер готовит список контрагентов и перечень нужных документов; кладовщик узнаёт дни пересчёта.
2. В день О: кладовщик проводит пересчёт, движение документов останавливается или фиксируется отдельно.
3. 1-й день после О: кладовщик передаёт ведомость; бухгалтер получает выписку из программы.
4. 2-й день после О: бухгалтер отправляет проект акта контрагенту.
5. 5-й день после О: ожидается ответ контрагента; если ответа нет, связывается менеджер.
6. 7-й день после О: работа с расхождениями, по каждому — причина и ответственный.
7. 10-й день после О: руководитель подписывает акт или письменно фиксирует спор.

Дни можно изменить под себя; главное, чтобы у каждого шага были владелец и дата, записанные заранее.

Кто работает с расхождением

В зависимости от вида расхождения ответственный должен быть понятен:

• расхождение по количеству или состоянию товара: кладовщик и менеджер по закупкам или продажам;
• дата документа, дубль или не внесённый документ: бухгалтер;
• цена, скидка или условия отсрочки: менеджер по продажам;
• толкование договора или крупная сумма: руководитель и юрист.

Рядом с каждым расхождением должно стоять одно имя. «Отвечают все» на деле означает «не отвечает никто».

Условный пример

Компания сверяется с 12 контрагентами раз в месяц. В первый месяц ответственность не была распределена: акт отправили на восьмой день, а два расхождения четыре недели оставались нерешёнными, потому что бухгалтер переадресовал их менеджеру, а менеджер кладовщику. Со следующего месяца появилась таблица: «владелец» каждого контрагента — менеджер, отдельный ответственный по каждому виду расхождения и календарь. Акт ушёл на второй день, последнее расхождение закрыто на десятый.

Типичные ошибки

• Кладовщик подписывает акт или рассуждает о сумме долга, а бухгалтер, не заходя на склад, делает вывод «пересчёт в порядке».
• Руководитель подписывает акт, пока не закрыты все расхождения.
• Сроки есть, а дат нет: вместо «в ближайшее время» не записан конкретный день.
• Менеджер по продажам остаётся в стороне от сверки, поэтому вопрос цены и скидки до конца не решается.

Вывод

Если один раз составить таблицу ролей, календарь и ответственных по видам расхождений, сверка превращается в простой процесс, который повторяется каждый месяц. Люди не тратят время на вопрос «кто что должен делать?». SkladQarz выполняет свою часть сверки: пересчёт, сопоставление документов, реестр расхождений и проект акта, а внутренние роли определяете вы, и мы учитываем их в плане работ.