Hamkorga sanoq natijasini ko'rsatish: ochiq va yopiq ma'lumot

Sanoq tugadi, endi natijani hamkorga ko'rsatish kerak. Komissiya tovarini sanagan bo'lsangiz, hamkor o'z tovarining qoldig'ini ko'rishi lozim. Akt sverka uchun sanoq bo'lsa, u farq qatorlarini bilishi kerak. Ammo butun jadvalni yuborib yubormang: unda sizning xarid narxlaringiz, boshqa hamkorlar tovari, xaridorlar va ichki xulosalar bor. Bular hamkorning ishi emas. Quyida natijani ochiq va yopiq qismlarga ajratish tartibi.

Nimani ko'rsatish kerak

Hamkorga faqat uni bevosita qiziqtiradigan, unga tegishli ma'lumot beriladi:

• uning nomidagi tovar: nomenklatura, partiya, sanalgan miqdor;
• sanoq sanasi, vaqti va joyi, sanoqda kimlar qatnashgani;
• farq bor qatorlar: hisobdagi miqdor, sanalgan miqdor va farq;
• shikastlangan yoki muddati o'tgan tovar alohida qatorda;
• imzo joyi: ikkala tomon uchun.

Bu hujjat hamkorga hisobotni tekshirish yoki aktni imzolash imkonini beradi, ortiqcha narsa ko'rsatmaydi.

Birinchi sahifada qisqa xulosa bo'lsin: nechta qator sanalgan, nechtasi mos, nechtasida farq bor. Hamkor birinchi qarashda umumiy manzarani ko'radi, tafsilotlar esa keyingi sahifalarda turadi. Farq qatorlarini ro'yxat oxiriga emas, boshiga qo'ying: aynan ular eng ko'p e'tibor talab qiladi.

Nimani yopiq qoldirish kerak

• Xarid narxlari, ustama va foyda. Bular sizning biznes siringiz, hamkorning o'z tovari narxi esa shartnomada allaqachon kelishilgan.
• Boshqa hamkorlar bilan hisob-kitob va ularning tovari.
• Xaridorlar nomi, qarz va nasiya shartlari.
• Ichki farqlar reestri, xodimlar bo'yicha izohlar va javobgarlik haqidagi yozuvlar.
• Umumiy ombor qoldig'i va sotuv hajmi, agar hamkor uchun kerak bo'lmasa.

Bir qoida yordam beradi: hujjatdagi har bir ustun va qator uchun «hamkor bu ma'lumotsiz o'z ishini bajara oladimi?» deb so'rang. Javob «ha» bo'lsa, ma'lumotni olib tashlang.

Ba'zan hamkor ko'proq narsani so'raydi: «umumiy qoldiqni ham ko'rsating», «narxlaringizni ayting». Rad javobi qo'pol bo'lishi shart emas. Tinch tushuntiring: hujjat hamkorning o'z tovari va u bilan bog'liq farqlarni qamraydi, qolgan ma'lumot kompaniyaning ichki hisobiga kiradi. So'rov asosli bo'lsa, masalan, shartnomada tekshirish huquqi yozilgan bo'lsa, kerakli qismni alohida hujjat qilib bering va nima berilganini yozib qo'ying. Shubha tug'ilsa, yurist bilan maslahatlashing.

Tayyorlash va yuborish

1. Asosiy jadvalni bevosita yubormang. Har bir hamkor uchun alohida varaq yoki fayl yarating va unga faqat uning qatorlarini ko'chiring.
2. Jadvalni qiymat sifatida ko'chiring, formulalarsiz. Formula boshqa varaqqa havola qilsa, hamkor ochib, bu havolani ko'rishi mumkin.
3. Yashirin ustun, yashirin varaq va izohlarni tekshiring: ular yuborilgan faylda qoladi.
4. Yuborish uchun PDF tanlang, Excel faqat hamkor o'zi tahrirlashi kerak bo'lsa. Faylning xususiyatlarida (muallif, tarix) ichki ismlar qolmaganini ko'ring.
5. Yuborishdan oldin ikkinchi odam fayl ichini ochib tekshirsin.
6. Yuborilgan nusxani saqlang va nima yuborilganini yozing: sana, kimga, qaysi fayl.

Hujjatni rasmiy kanal orqali yuboring: elektron pochta yoki qabul qilganini tasdiqlatib qo'lma-qo'l. Umumiy chat yoki guruhga tashlamang, chunki u yerdagi boshqa odamlar ham hujjatni ko'rishi mumkin. Xatda hujjat nomini, sanoq sanasini, hamkordan nima kutilayotganini (tasdiqlash yoki izoh) va javob muddatini yozing, masalan, besh ish kuni. Muddat o'tib javob kelmasa, qisqa eslatma yuboring.

Ish boshlanishidan oldin maxfiylik kelishuvi bo'lsa, u ma'lumotni qanday ishlatish mumkinligini ham belgilaydi. Uning shartlarini yurist bilan ko'rib chiqing.

Shartli misol

Siz uch hamkorning komissiya tovarini sanadingiz. Umumiy jadvalda 120 qator: xarid narxi, sotish narxi, har bir hamkorning tovari, ichki izohlar. A hamkorga alohida varaq chiqarildi: 18 qator, sanalgan va hisobdagi miqdor, farq 2 qatorda. Narxlar va boshqa hamkorlar olib tashlandi, PDF'ga o'tkazildi va imzo uchun ikki nusxa tayyorlandi. A hamkor o'z tovariga oid hamma narsani ko'radi, sizning qolgan ma'lumotingiz esa sizda qoladi.

Xulosa

Hamkor natijani ko'rishga haqli, ammo butun hisobingizni emas. Ochiq va yopiq qismni oldindan ajratish, har bir hamkorga alohida hujjat berish va faylni PDF qilib yuborish ishonchni ham, savdo sirini ham saqlaydi. SkladQarz hujjatlarni shunday tayyorlaydi: har bir varaq alohida o'qiladi, hamkorga faqat unga tegishli qism beriladi, ichki hisob-kitoblaringiz sizda qoladi.