Предоплата поставщику: как она видна, пока товар не пришёл

Поставщику перечислено 30 млн сумов предоплаты, а товар ещё не пришёл. Чей это долг? С точки зрения учёта это долг поставщика перед вами: он должен поставить товар или вернуть деньги. Но в книге этот долг часто «не виден»: деньги ушли, товара на складе нет, а в памяти и документах остался только платёж. Аванс — одно из самых путаных мест в акте сверки, потому что он меняет направление остатка. Ниже — как аванс выглядит в акте, как его вести и как контролировать срок. Порядок отражения для целей налогообложения согласуйте с бухгалтером; здесь разбираем учётную сторону.

Как аванс выглядит в акте

Пока товар не пришёл, аванс в вашей книге числится как «выданный аванс», а в акте поставщика как «полученный аванс». Если записи совпадают, всё в порядке. Проблема в том, что одна сторона записывает аванс как платёж, а другая относит его на «общий счёт» и потом зачитывает в счёт другой поставки. В результате:

• в вашей книге поставщик должен вам 30 млн сумов;
• в его акте остаток нулевой или ваш долг уменьшился;
• в акте сверки появляется разница в 30 млн сумов.

Если вы должны поставщику и за другой товар, возникает вопрос: можно ли зачесть аванс в счёт этого долга. Это зависит от договора и согласия обеих сторон. Без согласования «гасить» аванс и долг в одной строке нельзя, потому что в акте контрагента они стоят раздельно. Такое взаимное закрытие оформляется письменным документом.

При частичной поставке аванс закрывается частично, а остаток до прихода товара остаётся «открытым авансом». Поэтому каждый документ поставки должен показывать, какой аванс и на какую сумму он закрыл.

Реестр авансов

Для авансов в Excel удобно вести простой реестр. Колонки:

• поставщик и договор;
• дата и сумма платежа;
• за какой заказ или счёт перечислено;
• ожидаемая дата поставки;
• сумма поставленного;
• открытый остаток аванса;
• статус и ответственный.

Реестр обновляется раз в неделю. С его помощью перед актом вы сразу видите сумму открытых авансов по поставщикам и сравниваете её с актом.

Контроль срока

Если аванс висит долго, он превращается в деньги, отданные без товара. Поэтому:

• в день, когда прошла ожидаемая дата поставки, отправьте напоминание;
• через неделю направьте письменный запрос: когда будет поставка товара или возврат аванса;
• авансы старше 30 дней выделяйте в отдельный список и показывайте руководителю в еженедельном отчёте;
• если цена изменилась, а аванс уже внесён, новую цену согласуйте письменно.

Чем дольше висит аванс, тем труднее вернуть его или превратить в товар: контактные лица меняются, цены сдвигаются, а документы забываются. Возврат аванса, штрафы и продолжение поставок зависят от договора, поэтому по значительным суммам советуйтесь с юристом.

Условный пример

Поставщику перечислено 30 млн сумов аванса. Было две поставки: на 12 млн сумов и на 10 млн сумов. Открытый остаток аванса 30 − 12 − 10 = 8 млн сумов. Срок поставки по договору прошёл 15 дней назад. Бухгалтер видит это по реестру, а в акте поставщика остатка аванса на 8 млн сумов нет: он отнёс деньги на другой документ. Разница 8 млн сумов. Порядок действий: сначала проверяется платёжный документ и его назначение, затем у поставщика запрашивается один из двух вариантов — поставка остальной части товара или возврат 8 млн сумов. Запрос отправляется письменно, а дата записывается в реестр.

Типичные ошибки

• Отправлять аванс без назначения платежа на «общий счёт».
• Считать аванс долгом: записывать знак остатка наоборот.
• Не контролировать срок: аванс месяцами «висит».
• Не пересчитывать остаток аванса после частичной поставки.
• Не проверять, что в документе поставщика показано закрытие аванса.

Вывод

Перечисленный аванс остаётся долгом поставщика, пока не придёт товар, но без документа, реестра и контроля срока он «теряется» в учёте. SkladQarz связывает долг перед поставщиком с принятым товаром: документ приёмки, возврат и оплата, включая аванс, попадают в одну строку, а расхождение записывается в реестр с причиной и ответственным.