Напоминание о долге: письмо, звонок и порядок

Писать о просроченном долге многим неловко: «а вдруг контрагент обидится?». В итоге напоминание откладывается, а долг растёт. На самом деле напоминание должно быть обычной частью работы, тогда в нём нет никакой враждебности. Главное, чтобы оно было вовремя, в спокойном тоне, с документами и законными способами. Ниже — порядок напоминания о долге: когда, по какому каналу, что писать и когда переходить к следующему этапу.

Когда напоминать

Заранее определите график напоминаний. Пример:

1. За 2–3 дня до срока: предупреждение. Это ещё не напоминание, а возможность уточнить у контрагента план оплаты.
2. В день срока или на следующий день: короткое сообщение с номерами документов.
3. Через 5–7 дней после срока: звонок, затем письменное подтверждение разговора.
4. Через две недели после срока: официальное письмо и акт сверки.
5. Далее: встреча руководителей или письменное требование, прошедшее проверку юриста.

Дни зависят от вашего договора и привычек работы с контрагентом. Важно, чтобы график был одинаковым для всех: тогда не создаётся впечатления, что с одним контрагентом строго, а с другим мягко.

Если должник раз за разом обещает «оплатить завтра» и переносит дату, не полагайтесь на устные обещания. Лучший выход — письменно согласовать график платежей. Например, разбить долг в 18 млн сумов на три части с конкретными датами. Если пришёл частичный платёж, привяжите его к документу и сразу заново подтвердите оставшуюся сумму. Если график нарушен, прежде чем переходить к следующему этапу, проведите с контрагентом сверку и убедитесь, что долг и история платежей совпадают у обеих сторон: иногда «неоплаченный» долг на самом деле оказывается деньгами, ушедшими на другой договор.

По какому каналу

• Telegram или SMS: для быстрого короткого напоминания. Это не официальный документ, поэтому важное сообщение дублируйте по электронной почте.
• Электронная почта: основной канал, куда прикладываются документы, переписка сохраняется.
• Звонок: хорошо подходит, чтобы понять, есть ли у контрагента проблема. После разговора письменно подтвердите согласованную дату.
• Официальное письмо: если долг тянется долго, с подписью и исходящим номером.

Не звоните вне рабочего времени. Не рассказывайте о долге сотрудникам контрагента, не имеющим к нему отношения, его близким и другим третьим лицам, не пишите в общих чатах. Это не только неуместно, но и может привести к негативным последствиям; текст и способ согласуйте с юристом.

Что писать

Текст должен быть коротким, точным и опираться на документы: что, сколько, когда и что просим.

Уважаемый Азиз, по накладной № 125 от 10 марта срок оплаты 18 млн сумов истёк 25 марта. В нашем учёте платёж не отражён. Просим подтвердить дату оплаты или, если перевод был, прислать копию платёжного поручения. Накладная и акт сверки приложены.

Такое письмо не обвиняет, задаёт вопрос и позволяет проверить. Иногда платёж уже прошёл, но ушёл на другой договор, поэтому первый вопрос должен звучать не «долг есть?», а «мы не можем найти платёж».

Что приложить

• накладную или счёт-фактуру и подтверждение приёмки;
• последний акт сверки или выписку по долгу;
• пункт договора о сроке оплаты;
• список прошлых платежей, особенно если оплата была частичной.

Продумайте и объём вложений: в одно письмо достаточно трёх-четырёх документов, десятки файлов утомляют и прячут главное. Если накладных много, соберите их в одну таблицу (номер, дата, сумма) и отправьте её, а оригиналы давайте по запросу.

Условный пример

Платёж покупателя на 18 млн сумов напомнили за 3 дня до срока. Ответа нет. В день срока отправили короткое сообщение, на 6-й день позвонили: покупатель сказал, что деньги придут на следующей неделе. Разговор подтвердили письмом с указанием даты. Деньги не поступили, и на 14-й день было направлено официальное письмо с документами. На всех этапах использовались одно и то же название, сумма и номер документа.

Вывод

Вежливое, своевременное напоминание с документами не портит отношения, а, наоборот, даёт контрагенту возможность навести порядок в долге. Используйте только законные и уважительные способы, а в сложных случаях советуйтесь с юристом. SkladQarz перед напоминанием проверяет долг по документам: долг покупателя пересобирается по документам отгрузки и фактическому остатку, поэтому напоминание опирается на точную цифру.