Лимит отсрочки для покупателя: как задать и контролировать

Без лимита отсрочки долг покупателя растёт сколько ему вздумается: продавец принимает заказ, отгружает товар, а оплата происходит «потом». В один день вы обнаруживаете, что долг превысил месячный оборот компании. Лимит отсрочки — это доверие к покупателю, выраженное числом: он показывает, сколько товара покупатель может взять без оплаты. Ниже — как задать лимит, как за ним следить и что делать при его превышении. Статья об учёте и контроле; по условиям договора и взысканию советуйтесь с юристом.

От чего зависит лимит

Задавайте лимит не по ощущениям, а по нескольким данным:

• средняя месячная закупка покупателя;
• срок отсрочки, то есть на сколько дней откладывается оплата;
• платёжная история: нарушал ли срок и насколько;
• тип покупателя: новый, постоянный или крупный;
• ваши возможности: какую сумму вы можете держать в долгу без оплаты.

В качестве отправной точки есть простой ориентир: лимит примерно равен произведению средней месячной закупки, отношения срока отсрочки к месяцу и коэффициента доверия. Для нового покупателя коэффициент небольшой (0,3–0,5), для давнего и аккуратного плательщика берут 1 или чуть больше. Это не жёсткое правило, а первая прикидка: потом вы корректируете её по платёжной истории.

Лимит, срок и контроль

Лимит и срок — две разные границы: лимит ограничивает сумму, срок — время. Записывайте их отдельно. Даже если долг в рамках лимита, а часть его просрочена, новую отгрузку нужно приостановить. Так покупателя проверяют два «замка».

Контроль должен быть простым:

• перед каждым новым заказом: не превысит ли текущий долг плюс новый заказ лимит;
• при наличии просроченного долга новый заказ только с разрешения руководителя;
• во многих учётных программах для покупателя можно задать лимит долга, проверьте, есть ли такая настройка в вашей; если нет, ведите в Excel ежедневный список;
• лимит и долг должны быть видны там, где принимается заказ, иначе менеджер узнает о них уже после отгрузки.

Ответственность делится: менеджер проверяет при приёме заказа, бухгалтер в еженедельном отчёте сравнивает долг с лимитом, а руководитель решает вопросы превышения и повышения лимита.

Если лимит превышен

Отказывать в заказе не обязательно, но перед отгрузкой нужно подтверждение. Обычно есть три пути:

1. Покупатель оплачивает часть долга, и товар отгружается.
2. Новый заказ выполняется по предоплате.
3. Руководитель временно повышает лимит: письменным решением с датой и причиной.

Если лимит превышают слишком часто, это сигнал: либо лимит не соответствует реальному обороту покупателя, либо его финансовое положение изменилось. Пересматривайте лимиты раз в квартал: платит всегда вовремя — повышайте, участились просрочки — снижайте.

Условный пример

Покупатель в среднем закупает на 40 млн сумов в месяц, отсрочка 15 дней. Лимит: 40 × 15 / 30 = 20 млн сумов. Текущий долг 14 млн сумов, новый заказ 9 млн сумов. 14 + 9 = 23 млн сумов, то есть на 3 млн больше лимита. Менеджер не отгружает и показывает заказ руководителю. Варианты: покупатель оплачивает 3 млн сумов, тогда 11 + 9 = 20 млн сумов укладываются в лимит, и товар отгружается; или недостающие 3 млн сумов отгружаются по предоплате. Решение записывается. Без такого порядка товар ушёл бы, долг дошёл до 23 млн сумов, и в следующем акте сверки этот долг стал бы уже старым.

Типичные ошибки

• Лимита нет, всё держится на «доверии» и устных договорённостях.
• Лимит есть, но при приёме заказа его никто не видит.
• Одинаковый лимит для всех покупателей: и надёжным, и просрочивающим.
• Лимит повышают устно и нигде не записывают.
• Путают лимит и срок отсрочки.

Вывод

Лимит отсрочки — не отказ от доверия к покупателю, а измерение доверия числом. Там, где есть лимит, срок и порядок контроля, долг не растёт незаметно. SkladQarz проверяет долг покупателя по документам отгрузки и фактическому остатку, выясняет, кто что взял, что вернул и что не оплатил, и записывает результат в реестр расхождений.