Реестр долгов по срокам: группы 30, 60 и 90 дней

Бухгалтер докладывает руководителю: «Долг покупателей — 100 млн сумов». Руководитель спрашивает: «Это хорошо или плохо?» Ответ не в сумме, а в возрасте долга. Если 80 млн из 100 отгружены в этом месяце, это обычный оборот. Если же 60 млн из этих 100 старше трёх месяцев, это проблема. Реестр долгов по срокам показывает именно эту разницу. Ниже — как собрать его в Excel и что делать с каждой группой.

Колонки реестра

Каждая строка реестра — один документ, то есть одна отгрузка или накладная. Колонки:

• контрагент и договор;
• номер и дата документа;
• срок оплаты;
• сумма документа и оплаченная часть;
• остаток долга;
• дни просрочки;
• группа, ответственный и примечание.

Дни просрочки считаются одной формулой: сегодняшняя дата минус срок оплаты, например =СЕГОДНЯ()-E2. Если результат отрицательный или нулевой, срок ещё не наступил. Важное решение: считать возраст от даты отгрузки или от срока оплаты. Второй вариант точнее, потому что отсрочка у контрагентов разная. Какой бы способ вы ни выбрали, запишите его в реестре и не меняйте.

Группы и работа с ними

Строки делятся по просрочке на пять групп: срок не наступил, 1–30 дней, 31–60 дней, 61–90 дней и свыше 90 дней. В Excel название группы подставляется формулой автоматически, а итоги даёт обычная сводная таблица. Работа с группами отличается: новому долгу достаточно звонка, а старому нужен полный комплект документов:

• Срок не наступил: отдельных действий нет, но за три дня до даты оплаты полезно отправить напоминание.
• 1–30 дней: мягкое напоминание, письмо или звонок. Приложите копии документов: чаще всего контрагент просто забыл.
• 31–60 дней: менеджер по продажам и бухгалтер работают вместе, у контрагента запрашивают точную дату или график платежа, предлагают подписать акт сверки.
• 61–90 дней: разговор на уровне руководителя, пересмотр условий новых отгрузок, например предоплата или ограниченный лимит.
• Свыше 90 дней: отдельный список. Соберите все документы полностью, проведите сверку и согласуйте дальнейшие шаги с юристом и бухгалтером: как такой долг отражается в учёте, скажет бухгалтер.

Какой долг закрывает платёж

Чаще всего возраст получается неверным из-за платежа, не привязанного к документу. Контрагент перечисляет 20 млн сумов с назначением «за товар», а бухгалтер вычитает их из самой свежей накладной. В итоге старый долг остаётся «старым», а новый искусственно уменьшается. Если порядок зачёта платежей прописан в договоре, следуйте ему. Если нет, обычно закрывается документ, указанный в назначении платежа, а при отсутствии указания — самый старый. Точный порядок согласуйте с бухгалтером или юристом и просите контрагента писать в назначении номер документа.

Условный пример

Общий долг 100 млн сумов. Реестр раскладывает его так: срок не наступил — 45 млн, 1–30 дней — 30 млн, 31–60 дней — 15 млн, 61–90 дней — 6 млн, свыше 90 дней — 4 млн. По одной цифре («100 млн») всё выглядит спокойно. Реестр же показывает 10 млн сумов старше 60 дней: это десятая часть общего долга, но именно с неё нужно начинать звонки и акты. В еженедельном отчёте руководителю достаточно трёх строк: общий долг, просроченная часть и часть старше 60 дней. Ответственный записывает рядом с каждой строкой за 61–90 дней следующий шаг и дату: кому звонят, какой документ отправляют, когда ждут ответ.

Типичные ошибки

• Один раз посчитать возраст и обновлять реестр раз в месяц.
• Вычитать платёж из общей суммы и не привязывать его к документу.
• Не выделять старые долги в отдельный список, оставляя их «на потом».
• Считать от даты отгрузки и не учитывать срок отсрочки контрагента.
• Отправлять всем группам одинаковое по тексту напоминание.

Вывод

Общая сумма долга говорит мало, а возраст — много: по нему видно, с кем и с чего начинать работу. SkladQarz проверяет долг покупателя по документам отгрузки и фактическому остатку, раскладывает по отдельным строкам, кто что взял, что вернул и что не оплатил, и записывает расхождения в реестр.