Взаимозачёт: как закрыть встречные долги с контрагентом

Вы покупаете у контрагента товар и должны ему деньги. В то же время этот контрагент сам взял у вас другой товар и должен вам. Получается, что долги встречные, а деньги ходят туда и обратно: вы платите, он тоже платит. В такой ситуации часто применяют взаимозачёт: обе суммы гасятся друг другом, а платится только разница. Путь выглядит простым, но если нарушить порядок оформления, стороны увидят долг по-разному. Ниже шаги, как провести взаимозачёт аккуратно.

Что такое взаимозачёт и когда он возможен

Взаимозачёт — это погашение встречных требований друг другом. Обычно нужны следующие условия:

• оба долга между одними сторонами: вами и именно этим контрагентом;
• оба требования денежные, срок оплаты наступил или возможность зачёта прописана в договоре;
• долги бесспорные: обе стороны признают сумму;
• стороны письменно согласились на зачёт.

В какие сроки и в какой форме можно оформлять зачёт (односторонним заявлением или двусторонним соглашением), зависит от договора и действующего законодательства, поэтому посоветуйтесь с юристом. По налоговым последствиям, например по влиянию на НДС и учёт доходов, спросите бухгалтера.

Шаги

1. Сначала проведите сверку. Подтвердите оба долга отдельными актами: сколько должны мы и сколько должен контрагент. Неподтверждённую сумму закрыть нельзя.
2. Запишите, какие договоры и документы закрываются. В зачёте по каждому долгу должны быть видны договор, накладная и дата.
3. Определите закрываемую сумму: она равна меньшему из двух долгов.
4. Составьте документ о зачёте и подпишите его с обеих сторон. В нём должны быть минимум: стороны, дата, основание обоих требований, закрываемая сумма и остаток после зачёта.
5. Внесите документ в программу у обеих сторон одной датой. Если одна сторона проведёт его в январе, а другая в феврале, в акте снова появится разница.
6. После зачёта получите новый акт сверки. Остаток в обеих книгах должен быть одинаковым.

Условный пример

Вы должны поставщику 30 млн сумов. Эта же компания сама взяла у вас товар на 22 млн сумов и пока не оплатила. Актами подтверждены обе суммы. Сумма зачёта — 22 млн сумов: ваш долг уменьшается с 30 до 8 млн сумов, а долг контрагента закрывается полностью. Остаток в 8 млн сумов вы платите обычным способом. В документе перечисляются две группы документов: накладные ваших закупок и накладные ваших продаж контрагенту. В новом акте после зачёта остаток у обеих сторон должен быть 8 млн сумов.

Что проверить в программе после зачёта

Подписанный документ ещё не означает, что работа закончена. Когда зачёт внесён в программу, откройте карточку контрагента и проверьте три вещи. Первое: остаток по обоим направлениям, то есть по кредиторской и по дебиторской задолженности, уменьшился ровно на сумму зачёта. Второе: если договоров несколько, сумма списана именно с тех договоров, которые указаны в документе, а программа не распределила её сама на самый старый документ. Третье: срок оплаты оставшегося долга не изменился либо новый срок письменно согласован. Если долги неравны, это нормально: меньшая сумма закрывается полностью, большая уменьшается на неё, а остаток вы платите как обычно. Если в цепочке долгов участвует третья организация (трёхсторонний зачёт), порядок усложняется, и его должен посмотреть юрист. Подписанный экземпляр храните в папке контрагента: при следующей сверке именно его спросят первым.

На что обратить внимание

• Не включайте в зачёт долг, срок которого ещё не наступил, или спорный долг. Если позже возникнет разногласие, закрытая сумма снова станет предметом спора.
• Не считайте долгом непроданный комиссионный товар: он пока не долг контрагента.
• Если договоров несколько, чётко пропишите, между какими договорами идёт зачёт. Иначе программа может сама отнести сумму на самый старый документ.
• Не зачитывайте долги в валюте без учёта курсовой разницы. Пусть бухгалтер посчитает её по договору.
• Не храните документ о зачёте только у одной стороны. Подписанный экземпляр должен быть у обеих.

Вывод

Взаимозачёт — удобный способ закрыть долг, но только при подтверждённой сумме, чётком основании и документе, подписанном двумя сторонами. Если порядок нарушен, вместо сэкономленных денег появляется новый спор. SkladQarz построчно проверяет встречные долги с контрагентом по документам отгрузки и приёмки и готовит подтверждённые суммы и проект акта, которые можно использовать для зачёта.