Сверка между филиалами: внутренние перемещения

Из главного склада в Ташкенте в филиал в Самарканде отправлено 200 коробок. В книге главного склада товар уже списан, а филиал его ещё не принял. В чьём остатке эти 200 коробок? Ни в чьём: ни в одной книге их не видно. Бывает и наоборот: обе стороны записали товар у себя, и он числится сразу в двух местах. Движение между филиалами требует сверки, как и расчёты с контрагентом, только здесь теряется не долг, а остаток. Ниже — как оформлять внутренние перемещения и вести ежемесячную сверку.

Перемещение в два этапа

Внутреннее перемещение не происходит за одну минуту: товар находится в дороге несколько часов или дней. Поэтому оформлять его нужно в два этапа:

1. Отправка: филиал-отправитель списывает товар с остатка, но товар не исчезает, а переходит в статус «в пути».
2. Приёмка: филиал-получатель пересчитывает товар и оприходует его на свой остаток, после чего статус «в пути» закрывается.

Если программа проводит перемещение в один этап, то есть сразу и расход, и приход, то у филиала в остатке числится товар, которого он ещё не получил, и при пересчёте возникает ложная недостача. В таком случае заведите отдельный транзитный склад или признак учёта: пусть товар лежит там и после приёмки переходит к филиалу. В документе перемещения должны быть как минимум: отправитель и получатель, товар и количество, дата отправки, ответственное лицо, номер машины или имя водителя.

Ежемесячная таблица сверки

В конце каждого месяца два филиала присылают друг другу список перемещений, и они сравниваются по колонкам:

• номер документа перемещения;
• дата и количество при отправке;
• дата и количество при приёмке;
• разница;
• статус: в пути, принято или спорное;
• примечание и ответственный.

Статус «в пути» не должен висеть долго. Например, внутреннее правило: если товар в пути дольше трёх рабочих дней, бухгалтер обращается к ответственному, а если больше недели, руководитель получает уведомление.

Откуда берётся разница

Несовпавшие строки таблицы обычно относятся к одной из пяти причин:

• Товар отправлен, а приёмка ещё не проведена: обычное «в пути».
• Товар принят, но документ не внесён: товар на складе есть, в книге нет.
• Количество уменьшилось в дороге или товар разбился.
• Документ оформлен на другой филиал.
• Одно и то же перемещение внесено дважды.

Первая причина встречается чаще всего, и она не ошибка, поэтому если показать её в учёте отдельно, лишних поисков не будет. Остальные закрываются документом и актом.

Кто за что отвечает

• Филиал-отправитель: оформляет документ в день отправки и передаёт копию получателю.
• Филиал-получатель: в день прихода пересчитывает товар и в течение одного рабочего дня вносит документ приёмки. Если количество не совпало, составляет акт.
• Бухгалтер: ведёт ежемесячную таблицу.
• Руководитель: принимает решение по просроченным и спорным перемещениям.

Условный пример

В конце месяца двенадцать документов перемещения. Десять из них совпадают у обеих сторон. Один: 30-го числа отправлено 200 коробок, филиал принял их 2-го, то есть обычное «в пути». Ещё один: отправлено 120 коробок, принято 118, две коробки разбиты и оформлены актом. По этим двум документам без таблицы главный склад списал 320 коробок, а филиал видит приход лишь 118, и 202 коробки «потерялись». С таблицей: 200 коробок в пути, 2 закрыты актом, потерянного товара нет. За 200 коробками в пути бухгалтер следит по дате приёмки: если срок прошёл, а прихода нет, это уже вопрос к филиалу.

Типичные ошибки

• Оформлять перемещение в один этап и «терять» товар в пути.
• Не спрашивать филиал про ежемесячную сверку: «они сами сделают».
• Задерживать документ приёмки на несколько дней.
• Использовать в филиалах разные коды номенклатуры: один и тот же товар записан под разными названиями.

Вывод

Чтобы товар между филиалами не терялся, достаточно перемещения в два этапа и ежемесячной сверки: первое удерживает товар в статусе «в пути», вторая вовремя вскрывает разницу. SkladQarz пересчитывает товар на складах, сводит остаток по книге с результатом пересчёта и записывает расхождения с причиной, документом и ответственным в реестр.