Товар в пути: в учёте есть, на складе нет

Дата сверки — 31-е число. Поставщик отправил товар вечером в этот день и в тот же день выписал накладную. Машина приехала на ваш склад утром следующего дня. В итоге на 31-е в акте поставщика товар отправлен вам, а на вашем складе его нет, и в вашей книге тоже. Пересчёт верен, акт верен, но друг с другом они не сходятся. Это называется товар в пути, и он служит одним из самых частых источников расхождений в актах сверки.

Что такое товар в пути

Товар в пути — груз, который одна сторона отправила и оформила документом, а другая ещё не приняла и не оприходовала на склад. Он бывает двух видов:

• идущий к вам: поставщик отправил, а вы ещё не приняли;
• ушедший от вас: вы отправили, а покупатель ещё не принял.

На чьём балансе числится такой товар, зависит от условий поставки в договоре: когда и по какому документу переходит право собственности. Согласуйте этот вопрос со своим бухгалтером и при необходимости с юристом. С учётной точки зрения важно одно: товара в пути нет в списке пересчёта, а в акте он может быть, поэтому его нужно показывать отдельно.

В условиях Узбекистана такие грузы нередко идут между областями: из Ташкента в Самарканд, Фергану или Каракалпакстан машина может ехать несколько дней. Каждый такой рейс, попавший на границу периода, даёт отдельное расхождение при сверке.

Почему он даёт расхождение

Пересчёт показывает физическое состояние: что лежит на складе. Акт показывает документы: что отправлено и что проведено. Эти две цифры различаются ровно на сумму товара в пути. Если её никто не показывает, расхождение записывается как «недостача» или «излишек», и потом на поиск уходит время. Хуже того, кто-то «исправляет» книгу ручной записью, а на следующий день груз приезжает и оказывается лишним.

Порядок фиксации на дату сверки

1. Составьте список всего товара в пути на дату отсечки: документ отгрузки есть, документа приёмки нет.
2. По каждому грузу запишите: номер документа, дату отправки, машину или водителя, ожидаемую дату прибытия, сумму.
3. Добавьте товар в пути отдельной строкой к итогу пересчёта. Сопоставление выглядит так: пересчитанное на складе плюс товар в пути должно равняться остатку по документам контрагента.
4. В акте сверки покажите сумму товара в пути с пояснением и согласуйте её с контрагентом.
5. Когда груз придёт, сравните дату и количество приёмки с документом отгрузки. Если в дороге были потери или повреждения, расхождение проявится именно здесь.

Список легко собрать из программы: отберите документы отгрузки до даты отсечки и выделите те, у которых дата приёмки позже даты отсечки. В Excel это делается обычным фильтром, а в 1С — через журнал документов.

Условный пример

31-го числа отправлен товар на 4 млн сумов, 2-го числа принят. Итог пересчёта на 31-е — 120 млн сумов, по книге тоже 120 млн. Но долг в акте контрагента на 4 млн больше. Причина сразу понятна: в списке есть один груз, отправленный 31-го и пришедший 2-го. После того как он записан отдельно как товар в пути, акт и пересчёт совпадают, а приёмка в новом месяце проводится как обычно. Если бы груз пришёл не на 4, а на 3,7 млн сумов, то 0,3 млн рассматриваются уже отдельно, как потеря в пути или при погрузке.

Типичные ошибки

• Записывать товар в пути как недостачу или излишек.
• Проводить приёмку датой прошлого месяца и тем самым нарушать период.
• Не вести список товара в пути: через месяц кто-то спросит «этот груз пришёл?», и никто не знает.
• Годами держать в пути груз, который на самом деле не доехал. Он мог потеряться.

Вывод

Товар в пути — не ошибка, а разница во времени: пересчёт показывает один момент, акт — цепочку документов. Если соединить их в одной таблице, расхождение объясняется, и «недостача» никому не приписывается. SkladQarz пересчитывает товар на складе на дату отсечки, добавляет по документам грузы в пути и построчно сверяет итог с цифрой из акта поставщика или покупателя.