Контрагент не подписывает акт сверки: порядок действий

Акт отправлен, а контрагент молчит. Прошла неделя, вторая, период давно закрыт, а долг так и не подтверждён. В такой момент одни ничего не делают, другие вдруг пишут жёсткое письмо. Оба пути плохи: в первом случае документ так и остаётся на бумаге, во втором портятся отношения. Ниже — спокойный, последовательный порядок, в котором каждый шаг подкреплён документом. По юридическим последствиям, срокам и искам советуйтесь с юристом; здесь разбираем только учёт и переписку.

Отправка: пусть остаётся след

То, как вы отправили акт, потом может оказаться единственным доказательством отправки, поэтому каждая отправка должна оставлять письменный след:

• используйте как минимум два канала: электронную почту и бумажный экземпляр (курьер или почта). Мессенджер может быть дополнением, но не основным каналом;
• запишите дату, кто отправил, кому и по какому адресу;
• сохраните именно ту версию файла, которую отправили;
• получите подтверждение доставки: отметку о прочтении в почте, а на бумажном экземпляре имя и подпись принявшего.

Акт подписывает не обязательно бухгалтер контрагента: это может быть руководитель или ответственный в другом филиале. Поэтому в письме заранее спросите, кто подпишет и на какой адрес вернуть экземпляр. Текст письма должен быть коротким: период, сумма остатка, перечень приложений и одна чёткая просьба — подписать акт и вернуть или, если есть расхождения, прислать протокол разногласий, с конкретной датой.

Напоминания и выяснение причины

Проверьте, указан ли в договоре срок рассмотрения акта. В некоторых договорах есть пункт «если ответа нет, акт считается согласованным»; насколько он действителен, скажет юрист. Если срока в договоре нет, назначьте разумный срок в самом письме. График напоминаний примерно такой:

• через 3–5 рабочих дней: короткое напоминание письмом или звонком;
• через 10 рабочих дней: второе напоминание, теперь с копией руководителю контактного лица;
• через 15–20 рабочих дней: официальное письмо, в котором перечислены даты всех предыдущих отправок.

Перед каждым напоминанием постарайтесь выяснить причину. Чаще всего подпись задерживается не из злого умысла: бухгалтер занят, руководитель не подписывает, контактное лицо уволилось или акт попал не тому человеку. Во время звонка спросите: «Какая строка акта вызывает вопрос?» Если есть расхождение, отправьте копии документов и предложите получасовую совместную сверку. Во многих случаях спор на этом заканчивается.

Хранение переписки и обращение к юристу

Заведите одну папку: отправленный акт, подтверждения доставки, ответы контрагента, краткие записи о звонках (дата, с кем, о чём договорились). Устную договорённость подтверждайте письмом: «По итогам сегодняшнего разговора ждём ответ по акту в пятницу». Так разговор не пропадёт бесследно.

К юристу стоит обратиться, если:

• прошло 20–30 дней, а контрагент вообще не отвечает;
• контрагент не признаёт долг;
• сумма для вас значительна;
• организация контрагента, судя по всему, изменилась или прекращает деятельность.

Условный пример

Акт отправляется 3-го числа по электронной почте и на бумаге. 8-го бухгалтер пишет краткое напоминание, ответа нет. 12-го звонит: у контрагента контактное лицо уволилось, новый бухгалтер акта не видел. 14-го акт и список документов отправляются заново, звонок подтверждается письмом. 20-го новый бухгалтер присылает протокол: в одной строке расхождение, накладная попала в другую дату. Документ найден, исправлен, 25-го акт подписан. Если бы просто ждали, о смене контактного лица никто не узнал бы. Бухгалтер записывал каждый шаг в папку, поэтому, даже дойди вопрос до юриста, хронология была бы уже готова.

Типичные ошибки

• Отправить акт только в мессенджере и не оставить письменного следа.
• Уже в первом письме пугать законом.
• Долго ждать без напоминаний: молчание контрагента не значит, что он согласен.
• Удалить переписку или не сохранить записи о телефонных разговорах.
• Закрыть период без подписанного акта и не сказать руководителю, что долг не подтверждён.

Вывод

Неподписанный акт не обязательно вина контрагента, часто это просто не дошедшее письмо или занятый бухгалтер. Отправка со следом, график напоминаний, выяснение причины и переписка в одной папке упрощают спор. SkladQarz сверяет взаиморасчёты с контрагентами за период, готовит для каждого проект акта и передаёт реестр расхождений, который можно показать сторонам.