Протокол разногласий к акту сверки: как записать расхождение

Сумма в акте контрагента не совпала с вашей книгой. Многие в этот момент молча возвращают акт или пишут пару слов: «у нас по-другому». Контрагент же не знает, что именно по-другому: он либо отправляет акт снова, либо оставляет его «неподписанным». Есть способ ускорить спор: записать расхождение по строкам и составить протокол разногласий. Это не объявление конфликта, а рабочий документ: обе стороны смотрят в одну таблицу и видят, по какой строке не согласны. Ниже — как устроен протокол, как его заполнять и в какие сроки отправлять.

Что такое протокол разногласий

Протокол разногласий — приложение к акту сверки: в нём указано, с какой частью вы согласны, а с какой нет. По совпавшим строкам остаток подтверждается, а строки с разницей переносятся в протокол. Благодаря этому спорным оказывается не весь акт, а несколько строк. Юридическая форма протокола и его значение как документа зависят от договора, поэтому согласуйте его с юристом; здесь разбираем учётную сторону.

Структура

В заголовке стоят номер и дата акта, период сверки и наименования обеих сторон. Колонки таблицы:

• порядковый номер;
• документ: номер и дата;
• сумма в акте контрагента;
• сумма в вашей книге;
• разница;
• причина: короткая и нейтральная;
• подтверждающий документ: копия прилагается;
• предложение: кто и как вносит исправление;
• ответственный и срок.

Внизу таблицы идут итоги: остаток контрагента, ваш остаток и их разница. Эта разница обязана равняться сумме разниц по строкам. Если не равна, в протоколе остаётся ещё необъяснённая часть. В конце есть место для подписей, а для ответа контрагента оставьте отдельную пустую колонку: в ней он соглашается или указывает свой документ.

Как заполнять и в какие сроки

• Записывайте только строки с разницей. По совпавшим строкам подтверждайте остаток.
• Формулируйте причину нейтрально: «документ у вас проведён 31-го, у нас 1-го», а не «у вас ошибка».
• К каждой строке прикладывайте копию документа: без неё причина остаётся мнением.
• Держите колонки «ваша сумма» и «наша сумма» в одном и том же порядке во всех строках.
• Отправляйте все строки сразу; если вносятся изменения, протокол выходит под новым номером.

Протокол обычно составляет бухгалтер, но причины он проверяет с другими: фактическую дату приёмки накладной знает кладовщик, согласованную скидку — отдел продаж. Руководитель перед отправкой один раз просматривает таблицу, потому что протокол уходит от имени компании.

Сроки примерно такие: протокол отправляется в течение 3–5 рабочих дней после получения акта, контрагент отвечает в течение 5 рабочих дней. Если после второго круга строка остаётся открытой, организуется звонок или получасовая встреча. Если и после этого согласия нет, вопрос решают руководители или юрист. Сроки, указанные в договоре, имеют приоритет.

Условный пример

В акте контрагента ваш долг 58 млн сумов, в вашей книге 52,4 млн. Разница 5,6 млн сумов. В протоколе три строки:

1. Накладная № 214 от 30-го числа: 3 млн сумов. У контрагента документ попал в этот месяц, у вас в следующий, 1-го числа.
2. Документ возврата № 17: 1,8 млн сумов. У вас проведён, у контрагента нет.
3. Накладная № 220, разница в цене: 0,8 млн сумов. Контрагент не применил скидку 2 процента.

Итого: 3 + 1,8 + 0,8 = 5,6 млн сумов, то есть равно общей разнице. Бухгалтер контрагента видит на одной странице три номера документов и копии и за несколько дней отвечает. На однострочное письмо «у нас по-другому» такого ответа не было бы.

Типичные ошибки

• Общая фраза «сумма не совпадает» без строк и документов.
• Отказ подписывать акт даже по совпавшим строкам.
• Эмоции и обвинения в тексте протокола.
• Сумма разниц по строкам не равна общей разнице.
• Протокол отправлен, а срок ответа никто не отслеживает.
• Не приложена копия документа: контрагент видит не причину, а лишь претензию.

Вывод

Протокол разногласий лучше молчаливого возврата акта: он делит спор на конкретные строки, документы и сроки и даёт обеим сторонам общую таблицу для работы. SkladQarz раскладывает расхождения в расчётах с контрагентом по строкам, записывает причину, документ и ответственного каждого в реестр и готовит проект акта, который можно показать сторонам.