Акт сверки: что это и что проверить перед подписью

В конце месяца приходит сообщение от контрагента: «Подпишите акт сверки и верните». Бухгалтер смотрит на цифру и говорит: «У нас по-другому». А иногда документ подписывают не читая, потому что «так делают все». Акт сверки выглядит как обычная бумага, но подпись под ним означает, что обе стороны согласны с одной и той же цифрой. Поэтому подписывать его не глядя может оказаться дорого. Разберём, из чего состоит акт и что проверить до подписи.

Что подтверждает акт сверки

Акт сверки — документ, в котором две стороны сверяют и подтверждают остаток взаимных расчётов на определённую дату. Обычно в нём указаны:

• наименования сторон и период сверки;
• остаток на начало периода: кто кому должен;
• записи за период: отгруженный или принятый товар, возвраты, платежи. Каждая запись с номером документа, датой и суммой;
• остаток на конец периода и подписи обеих сторон.

Конечный остаток считается просто: к начальному остатку прибавляются отгрузки и вычитаются платежи и возвраты. Поэтому ошибка в одной строке напрямую смещает итоговую цифру. Чаще всего акт готовит и отправляет продавец, а вторая сторона открывает свою книгу и сверяет строку за строкой. Подпись означает «с этой цифрой согласен». О юридическом значении подписанного акта, например в споре о долге или при вопросе о сроке исковой давности, лучше отдельно проконсультироваться с юристом. В этой статье разбираем только учётную сторону.

Пять проверок перед подписью

1. Совпадает ли остаток на начало периода с конечным остатком по прошлому акту. Если нет, расхождение пришло из предыдущего периода.
2. Есть ли каждый номер и каждая дата документа из акта в вашей книге. Документ, которого нет у вас, — вопрос; документ, которого нет у контрагента, — тоже вопрос.
3. Полностью ли внесены возвраты и платежи. Именно эти строки теряются чаще всего.
4. Если с контрагентом несколько договоров, верен ли остаток по каждому договору.
5. Сходится ли долг с движением товара. Нет ли груза, который контрагент отправил, а у вас он ещё не оформлен, или отгрузки, проведённой уже после даты акта.

Последний пункт пропускают чаще остальных. Долг рождается из движения товара. Если фактический товар на складе и документы не совпадают, цифре в акте тоже нельзя полностью доверять.

Кто и когда проверяет

Акт обычно проверяет один человек, чаще бухгалтер, но часть сведений хранится у других. Кладовщик знает реальные даты приёмки. Отдел продаж знает согласованные цены и скидки. Короткая проверка с ними закрывает многие вопросы по акту за два дня; каждый вопрос записывайте отдельной строкой и указывайте, кто на него отвечает. Установите внутренний срок, например 5 рабочих дней на ответ по акту: без срока акт неделями лежит на столе, период закрывается, а документы так и остаются невыясненными.

Условный пример

В акте контрагента ваш долг 48 млн сумов, а в вашей книге — 41 млн. Разница 7 млн сумов. После построчной сверки: 5 млн сумов — груз, пришедший 30-го числа, а накладная проведена 1-го числа следующего месяца; 2 млн сумов — возврат товара, не попавший в книгу контрагента. Оба документа найдены, причина записана, стороны пришли к одной цифре. В такой ситуации вопрос «кто неправ» не возникает вовсе: обе стороны были правы в своей книге, а разница родилась из даты документа и невнесённого возврата.

Типичные ошибки

• Подписывать акт, глядя только на итоговую цифру.
• Подписывать акт, не просматривая подтверждающие документы, потому что контрагент «надёжный».
• Ставить подпись с обещанием «расхождение выясним потом».
• Оставлять акт только бухгалтеру и не спрашивать кладовщика и отдел продаж.
• Не хранить подписанный акт: он служит основой для остатка на начало следующего периода.

Вывод

Акт сверки — это согласование двух книг, поэтому перед подписью должны быть открыты обе. Если проверены входящий остаток, каждый документ, возвраты и платежи, договоры и движение товара, подпись ставится спокойно. SkladQarz сверяет взаиморасчёты с контрагентами за период, пересчитывает товар на складе и передаёт по каждому контрагенту проект акта, готовый к подписи, и реестр расхождений.