Как часто сверяться с контрагентами: месяц, квартал или год

Если сверяться раз в год, расхождения копятся двенадцать месяцев и устаревают: документ найти трудно, часть сотрудников уже ушла, а контрагент не помнит мелкую договорённость полугодовой давности. Если же каждый месяц сверяться со всеми, бухгалтер не успевает заниматься остальным, и сверка превращается в формальность. Правильный путь посередине: разделить контрагентов по уровню риска и дать каждой группе свою периодичность. Ниже — как работает такой подход.

Что определяет периодичность

Прежде чем отнести контрагента к группе, посмотрите на пять признаков:

• сумма долга: чем она больше, тем дороже ошибка и тем чаще нужна сверка;
• число документов: если в день идёт несколько накладных, ошибки накапливаются быстро;
• платёжная история: контрагента, который постоянно переносит сроки, нужно контролировать плотнее;
• тип партнёра: комиссия и постоянные поставки с отсрочкой требуют большего внимания, чем разовая покупка;
• если контрагент новый, первые три месяца лучше сверяться ежемесячно: именно тогда видны его привычки и ошибки.

Три группы

Группа А: раз в месяц. Самые крупные долги и обороты, контрагенты по комиссии, те, кто задерживает платежи, новые крупные партнёры. Такая сверка может быть короткой: только движение за месяц и итоговый остаток.

Группа Б: раз в квартал. Средний оборот, стабильные платежи, документы, в которых редко находятся ошибки.

Группа В: раз в год, в конце года. Мало документов, остаток нулевой или небольшой, закупки случайные.

Для разделения на группы сложные расчёты не нужны. Расположите контрагентов в Excel по сумме долга и оцените каждого по пяти признакам выше. Первичный список бухгалтер составит за вечер, а затем утвердит его на часовой встрече с руководителем и отделом продаж: платёжные привычки контрагента отдел продаж знает лучше бухгалтера.

Сверка со всеми контрагентами в конце года проводится отдельно: в новый год остаток должен уходить подтверждённым. Поэтому для групп А и Б декабрьские акты входят в обычный график, а для группы В единственный акт в году и есть годовая сверка.

Условный пример

Допустим, у компании сорок контрагентов: восемь в группе А, двенадцать в группе Б и двадцать в группе В. Если сверяться со всеми ежемесячно, за год получится 40 × 12 = 480 актов. При делении на группы: для А — 8 × 12 = 96, для Б — 12 × 4 = 48, для В — 20 × 1 = 20, итого 164 акта. Если на один акт уходит в среднем час (условная цифра), разница составляет 316 часов. Это время можно потратить на более глубокую проверку актов самых важных контрагентов: простая работа не повторяется подряд, а там, где нужно, внимание сильнее.

График заодно равномерно распределяет нагрузку: восемь контрагентов группы А планируются на первую неделю каждого месяца, группа Б — на конец квартала, группа В — на декабрь. Бухгалтер не копит все акты в одном месяце, и на каждую сверку хватает времени.

Когда менять группу

Группу нельзя назначить один раз и забыть. Причины перевести контрагента в более частую группу:

• в акте найдено заметное расхождение;
• задержки платежей растут или контрагент не подписывает акт;
• у контрагента сменился контактный человек или бухгалтер;
• объём заказов резко вырос.

В менее частую группу можно перевести, когда долг и ошибки несколько периодов подряд остаются небольшими. Пересматривайте группы дважды в год, например в июне и декабре.

Типичные ошибки

• Одинаковая периодичность для всех: на крупных не хватает времени, на мелких его слишком много.
• Назначить группу и больше никогда не пересматривать.
• Нет плана: сверка проводится, когда её попросит контрагент.
• Определять периодичность только по сумме долга, не учитывая число документов и платёжную историю.
• Откладывать годовую сверку «на следующий раз».

Вывод

Периодичность сверки — это не одно число, а решение для каждого контрагента: чем выше риск, тем чаще. Группировка экономит время и направляет контроль туда, где он нужен. SkladQarz сверяет взаиморасчёты с контрагентами за период, пересчитывает товар на складе и готовит для каждого контрагента проект акта.